In diesem Beitrag habe ich für Sie eine kostenlose, übersichtliche und praktische Event-Checkliste zusammengestellt! Sie können die Liste unterhalb ganz einfach herunterladen. Ausgerüstet mit Ihrer neuen Event-Checkliste können Sie jetzt gleich und ganz entspannt mit der Planung Ihres Events beginnen!

Die Checkliste können Sie ganz einfach ausdrucken und anschließend abhaken, was schon erledigt wurde, oder Sie können die einzelnen Punkte auch direkt im Dokument anhaken und dann speichern oder ausdrucken, je nachdem was Ihnen lieber ist.

Meine Event-Checkliste soll Ihnen bei der Planung und Realisierung Ihrer Events helfen und enthält die wichtigsten und gängigsten Aufgaben für die Veranstaltungsplanung. Natürlich muss die Liste immer noch ein wenig an jedes Event angepasst werden, da in der Praxis einfach keine Veranstaltung der anderen gleicht!

Die Reihenfolge kann, je nach dem ob Sie ein öffentliches Event mit Eintritt, oder ein Firmen-Event planen, auch immer noch etwas variieren. Bei manchen Punkten, wie z.B. der Location, Künstlern, etc., kann es auch sein, dass Sie diese anfangs erstmal nur anfragen und optionieren und vielleicht später dann erst fixieren wollen. Das hängt dann immer ganz individuell von jeder Veranstaltung ab.

Ebenso werden vielleicht nicht alle Punkte für jede Art von Veranstaltung relevant sein, dafür müssen andere, spezielle Punkte für Ihr Event, vielleicht noch ergänzt werden. Auf jeden Fall haben Sie mit Ihrer neuen Event-Checkliste eine solide Grundlage für die Planung eines gelungenen Events.

 

Hier finden Sie die komplette Event-Checkliste als kostenlose, druckfertige .pdf-Datei:

KOSTENLOS DOWNLOADEN

 

Damit Sie die Liste bei Bedarf auch ganz einfach an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können, habe ich Ihnen die einzelnen Punkte unterhalb noch mal als Text in diesen Beitrag eingefügt. Einfach markieren und in Ihr Textverarbeitungsprogramm kopieren und schon können Sie schnell und einfach Ihre ganz persönliche Event-Checkliste erstellen.

 

Inhalt der Event-Checkliste

Vorbereitungsphase:

  • Konzept erstellen (Ziele, Thema, Motto, Preise, Konkurrenz, etc.)
  • Veranstaltung kalkulieren / örtliche Steuern und Abgaben klären
  • Partner / Sponsoren / Medienpartner finden
  • Gesetzliche Vorschriften prüfen
  • Antrag für Subventionen / Förderungen
  • Termin finden und fixieren
  • Location auswählen und fixieren
  • Musiker / Künstler / Referenten / Moderatoren buchen und Verträge abschließen
  • Infrastruktur abklären und buchen (Möbel, Nebenräume, Sanitäranlagen, Gitter, etc.)

Organisationsphase:

  • Termin intern kommunizieren
  • Projektteam erstellen und Aufgaben verteilen
  • Genauen Ablauf der Veranstaltung bzw. Regieplan festlegen
  • Kartenvorverkauf / Gäste-Registrierung einrichten
  • Sicherheitskonzept erstellen bzw. in Auftrag geben
  • Anmeldung der Veranstaltung bei den zuständigen Behörden
  • Beantragung der nötigen Genehmigungen (Fahrgen., Parkgen., Nachtfahrgen., etc.)
  • Beantragung einer Sperrstundenverlängerung
  • Anmeldung der Veranstaltungen bei AKM (Ö) bzw. GEMA (D), o.Ä.
  • Hotelzimmer buchen (für Künstler / Gäste / Mitarbeiter / etc.)
  • Dienstleister und Lieferanten fixieren (Mobiliar, Ausstattung, Dekoration, etc.)
  • Anbieter für Veranstaltungstechnik anfragen und fixieren
  • Catering / Gastropartner fixieren (Verpflegung für Gäste / Künstler / Crew / etc.)
  • Bühnenanweisung / Technische Anforderungen der Künstler prüfen und einplanen
  • Abschluss der nötigen Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Ausfallsversicherung, etc.)
  • Marketingplan erstellen
  • Drucksorten bestellen (Plakate, Flyer, Banner, etc.)
  • Einladung an Gäste / Presse / etc. versenden
  • Bewerbung der Veranstaltung / Presseaussendung
  • Shuttles und Transporte einplanen / ev. Runner organisieren
  • Strombedarf eruieren und weitergeben / ev. Stromkästen bestellen
  • Helfer für Bühne / Auf- und Abbau / Technik / etc.
  • Personal für Kassa / Einlass / Registrierung / Empfang / Hostessen
  • Garderobe inkl. Garderobenpersonal
  • Sicherheitspersonal / Security / Ordner
  • Sanitätsdienst / Feuerwehr / Polizei (bei Bedarf)
  • Eventfotograf / ev. Video-Team organisieren
  • Überprüfung und Umsetzung Veranstaltungsbescheid
  • Eventuelle Vorauszahlungen durchführen

Detailplanung:

  • Lieferungen und Abholungen koordinieren
  • Parkplatzsituation genau definieren
  • Nummerierung für Tische / Stühle / etc.
  • Beschilderung (Parkplatz, Eingänge, Location, Backstage, Bühne, Fotoregeln, etc.)
  • Namensschilder / Lanyards / Arbeitsunterlagen / Geschenke / Give-Aways
  • Finale Anzahl der Gäste eruieren und weiterleiten
  • Detail-Informationen an Teilnehmer/Gäste senden (Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotel, etc.)
  • Besprechung mit Location / Catering / etc.
  • Vorbereitungen in der Location (Garderoben, Spiegel, Handtücher, etc.)
  • Wlan / Internet in Location organisieren
  • Branding und Werbung der Partner anbringen
  • Eigenes Werbematerial für die Location
  • Wechselgeld für Kassa / Gastro / etc.
  • Abendkassa- / Kassensystem sowie Tickets / Einlassbänder / etc. vorbereiten
  • Planung von Abbau / Reinigung / Entsorgung / etc.
  • Telefonlisten mit den wichtigsten Kontakten für alle Beteiligten
  • Zugang zur Location abklären / Schlüssel holen

Tag der Veranstaltung:

  • Test der technischen Anlagen
  • Finales Briefing mit den jeweiligen Abteilungen
  • Rundgang mit der Behörde (falls vorgeschrieben)
  • Betreuung Gäste / Künstler / Partner
  • Überwachung des Veranstaltungsablaufs
  • Abrechnung mit Künstlern, Lieferanten, etc.
  • Fotos vom Event / Fotos vom Branding für Sponsoren und Partner

Nachdem Event:

  • Abrechnung der Veranstaltung
  • Abrechnung an erforderliche Stellen weiterleiten (AKM, GEMA, Magistrat, etc.)
  • Dankesschreiben
  • Befragung der Teilnehmer
  • Nachbericht an Presse aussenden
  • Nachbesprechung im Projektteam

 

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg für Ihre nächste Veranstaltung!

Bei Fragen stehe ich natürlich gerne zur Verfügung. 
Als professioneller Event-Manager unterstütze ich Sie gerne u.A. in folgenden Bereichen:
Event-Management | Künstler-Vermittlung | Marketing & Presse


Kontaktieren Sie mich noch heute und wir machen Ihr Event gemeinsam zum Erfolg

 

Hinweis: Diese Event-Checkliste ist eine kostenlose Hilfestellung für Ihr Event. Da jedes Event anders ist, muss diese natürlich immer auf jedes Event individuell abgestimmt werden, aus diesem Grund kann natürlich keine Haftung oder Garantie auf Vollständigkeit übernommen werden.