Möchten Sie wissen, wie Sie Events richtig kalkulieren um unangenehme Überraschungen bei der Abrechnung zu vermeiden? 


Dann habe ich im folgenden Beitrag 5 hilfreiche Tipps für Sie.

Auch wenn das Thema Events richtig kalkulieren auf den ersten Blick für manchen recht logisch erscheinen mag, gibt es doch einige tückische Fehlerquellen, die von vielen Veranstaltern leicht übersehen werden, welche aber leicht vermeidbar wären. Das böse Erwachen kommt dann meist erst viel zu später, nämlich bei der Endabrechnung der Veranstaltung.

 

1. Die richtige Location auswählen – auf die Nebenkosten kommt es an

Bei der Auswahl der Veranstaltungsstätte (Location) für Ihr Event ist nicht nur der Mietpreis ausschlaggebend, sondern vor allem die Neben- bzw. Zusatzkosten. Dabei geht es nicht so sehr darum, ob die Reinigung nun im Mietpreis inkludiert ist, oder nicht, denn diese Informationen erhalten Sie normalerweise ohnehin mit dem Angebot, diese Posten lassen sich somit gut kalkulieren und vergleichen.

Ausschlaggebend ist, was die Location an Infrastruktur und Leistungen bietet und was zusätzlich noch von Ihnen organisiert und besorgt werden muss. Hier gibt es viele verschiedene Varianten, wenn z.B. eine Location nur € 500,– kostet, dafür aber sämtliche Infrastruktur und Ausstattung selbst organisiert werden muss, dann kann es schnell passieren, dass Sie mit einer anderen Location um € 2.000,– eigentlich günstiger gewesen wären. Der Grund dafür kann darin liegen, dass die Location mit der höheren Miete alles bietet was Sie benötigen und die einzelnen Punkte nicht mehr separat von Ihnen organisiert und bezahlt werden müssen.

Was im Mietpreis inkludiert ist, kann je nach Location stark variieren, die wichtigsten Bereiche, die man bedenken sollte, sind:

  • Ausstattung (Stühle, Tische, Pinnwände, etc.)
  • Infrastruktur (Absperrungen, Kassabereich, Kassasystem,…)
  • Technik (Ton, Licht, Video, etc.)
  • Personal (Ordnerdienst, Kassapersonal, etc.)
  • Zusatzkosten zur Miete (Reinigung, Stromverbrauch, Heizkosten, etc.)
  • uvm.

Bei diesem Punkt lohnt es sich auf jeden Fall bei der Veranstaltungsstätte noch mal genauer nachzufragen, um wirklich alle Bereiche, die in Zusammenhang mit der Location stehen in Ihre Kalkulation bzw. Entscheidung miteinbeziehen zu können.

 

2. Alle Abgaben und Steuern in der Kalkulation berücksichtigen

Besonders bei Veranstaltungen mit Eintritt ist es wichtig in der Kalkulation wirklich alle Steuern und Abgaben zu berücksichtigen. Dadurch laufen Sie nicht Gefahr, bei Ihrer Hochrechnung von höheren (möglichen) Netto-Einnahmen auszugehen, als Sie überhaupt jemals erzielen können.

Aber auch bei Firmen-Events oder Veranstaltungen ohne Eintritt dürfen zum Beispiel die Abgaben an die Verwertungsgesellschaften, Quellensteuer, etc. auf keinen Fall vergessen werden.

Hier ein Überblick zu den wichtigsten Abgaben und Steuern:

  • Vorverkaufsgebühren Ihres Ticketsystems (je nach Anbieter in der Regel zwischen 10 und 12 %)
  • Mehrwertsteuer (in Österreich in der Regel 13 % bei Konzertveranstaltungen, für gewisse Veranstaltungen gilt jedoch ein Mehrwertsteuersatz von 20 %)
  • eventuell Vergnügungssteuer oder sonstige Kommunalabgaben (unterschiedlich von Ort zu Ort)
  • Abgaben an Verwertungsgesellschaften (AKM in Österreich, GEMA in Deutschland, SIAE in Italien, etc.) oder Tantiemen.
  • auf die Gagen ausländischer Künstler/Musiker (auch aus dem EU-Raum) ist in den meisten Fällen die sogenannte Ausländersteuer (bzw. Quellensteuer) abzuführen.

Da jeder dieser Punkte einen eigenen Beitrag füllen könnte, wenden Sie sich bei Unklarheiten bitte am besten an einen Profi oder Ihren Steuerberater.

 

3. Die Kosten für Künstler bestehen nicht nur aus der Gage

Bei kleinen, regionalen Bands ist meist mit der Gage und einer Verpflegung vor Ort alles erledigt. Bei bekannteren Künstlern oder größeren Bands kommen jedoch zusätzlich zur Gage mit dem Vertrag noch weitere Verpflichtungen auf Sie, als Veranstalter, zu.

Diese sollten Sie unbedingt schon im Vorfeld in Ihrer Kalkulation berücksichtigen.
Hier eine Übersicht der häufigsten Künstler-Nebenkosten:

  • ev. Ausländersteuer/Quellensteuer für ausländische Künstler (wie im Pkt. oberhalb erwähnt)
  • Reisekosten (Kilometergeld, Flüge,…)
  • Hotel
  • Catering (Essen, Getränke, Snacks,..)
  • Shuttle (vom Flughafen, vom Hotel,…)
  • Backstage-Ausstattung (Einrichtung, Spiegel, Handtücher,…)
  • Anforderungen aus der Bühnenanweisung (spezielle Technik und Aufbauten, Requisiten,…)

 

4. Teures Personal ist manchmal günstiger

Klingt komisch, ist aber oft so!

Viele Veranstalter versuchen vor allem bei den Aushilfskräften zu sparen und suchen sich daher selbst oft irgendwelche Studenten oder Hilfskräfte, bzw. beziehen diese über Leasingfirmen.

Die Praxis zeigt aber, dass man hier nicht selten am falschen Ende spart. Besonders beim Gastropersonal zahlen Sie für eine erfahrene Servicekraft oft um die 50 % mehr als für eine Hilfskraft, dafür können Sie aber davon ausgehen, dass die Servicekraft in derselben Zeit einen wesentlich höheren Umsatz macht, sich mit den Geräten und Kassen auskennt und am Ende des Tages die Abrechnung in der Regel mit hoher Wahrscheinlichkeit auch stimmen wird.  Bei Hilfskräften passieren, verständlicher Weise, leichter Fehler beim Kassensystem oder mit dem Wechselgeld, da häufig die nötige Routine für den zusätzlichen Stress bei Events fehlt.

Dasselbe gilt auch bei Arbeitern für den Auf- und Abbau von Infrastruktur, Bestuhlung, Technik, Bühne, etc. Auch hier sind Sie meist mit 6 Profis schneller, als mit 10 Laien und haben unterm Strich sogar etwas gespart, auch wenn die Profis pro Stunde einen höheren Satz verlangen.

Ausnahmen bestätigen hier natürlich die Regel und es gibt oft auch Hilfskräfte, die einen wunderbaren Job machen, hier kommt es meist auf die Person selbst und ihre Einstellung an. In vielen Fällen, bzw. bei hohem Personalbedarf und vor allem, wenn man die Leute vorher nicht kennt, fährt man mit Fachpersonal häufig besser und am Ende des Tages auch günstiger. Denn es geht ja nicht immer nur um Personalkosten, sondern in weiterer Folge leider manchmal auch um Kosten für Schäden etc., die durch Unwissenheit, unsachgemässe Verwendung oder fehlende Routine verursacht werden.

 

5. Kleinvieh macht auch Mist

Bei einer schnellen Kalkulation vergisst man leicht auf die kleinen Posten.  Diese können aber in Summe auch einen beachtlichen Betrag ausmachen. Hier ein Überblick über Punkte, die gerne in der Event-Kalkulation vergessen werden:

  • Kosten für Veranstaltungsanmeldung bzw. Veranstaltungsbescheid
  • Veranstalter Haftpflichtversicherung
  • Diverse Bewilligungen (Fahr- und Parkbewilligungen, Funkfrequenz-Genehmigungen, etc.)
  • Kosten für Ticketdruck, Einlassbänder, u.Ä.
  • Kreditkarten-Disaggio (wird bei manchen Ticketanbietern noch separat verrechnet)
  • Verpflegung und eventuell Übernachtung des eigenen Teams
  • Garderobe
  • Reinigung und Müllentsorgung
  • Büromaterial und Portokosten
  • Zeitaufwand Nachbereitung

Events richtig kalkulieren ist eine häufig unterschätze Angelegenheit, der man wirklich genügend Zeit schenken sollte. Ich hoffe, Ihnen mit diesen 5 Tipps etwas helfen zu können. Bei Fragen, oder wenn Sie professionelle Unterstützung für die Umsetzung Ihrer Veranstaltung benötigen, stehe ich Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

 

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg für Ihre nächste Veranstaltung!

Als professioneller Event-Manager unterstütze ich Sie gerne u.A. in folgenden Bereichen:
Event-Management | Künstler-Vermittlung | Marketing & Presse


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